Behöver du någon att rådfråga är vi på Unicus bara ett telefonsamtal bort!

Konceptet “Workbuddy”

Som ny på ett uppdrag eller på en arbetsplats är det viktigt att känna sig trygg. En stor del i detta tycker vi på Unicus är att veta att det alltid finns en person det går att ställa frågor till.

Något som har visat sig fungera väldigt bra är konceptet ”WorkBuddy”. Det innebär att alla våra konsulter har en namngiven person hos kunden som fungerar som ett stöd i vardagen på olika sätt. En person som finns nära i organisationen och som konsulten har en trygg relation med. Någon att vända sig till med frågor kring arbetsuppgifter, prioriteringar men även frågor som ”vad sas egentligen på mötet”, ”är det viktigt att delta på fikat idag” ….

På många arbetsplatser finns kanske redan en liknande roll men som kallas för till exempel “mentor” eller “fadder”.

Engelsk version

Att vara Workbuddy innebär att du:

• Får en roll där du kommer att göra skillnad.
• Får möjlighet att utveckla dig inom ledarskap/coaching. Du kommer lära dig mycket genom att ta del av vår konsults perspektiv på saker som sker.
• Får veta mer om de styrkor och utmaningar konsulten har och hur du kan stötta på bästa sätt
• Svarar på vår konsults frågor och kollar hur hen har det. Du behöver inte ha svar på alla frågor och du behöver inte vara tillgänglig varje dag.
• Stämmer av med Unicus kring hur det går i uppdraget och om det är några förändringar i arbetsuppgifter eller team på gång.
• Har direktkontakt med Unicus för att få stöd och råd

Vi har samlat på oss en del tips till dig som ska bli Workbuddy. Din kontakt på Unicus kommer gå igenom med dig vilket/vilka vi tror kommer hjälpa dig och vår konsult bäst.

Våra tips:

Inför första ”daily” 

Ofta finns någon form av regelbundna statusmöten, varje dag eller några gånger i veckan. Detta är ett väldigt bra sätt för att skapa bra förutsättningar för våra konsulter. Vi har lärt oss att dessa möten kan lägga grunden till något väldigt bra. Men det finns några saker som är viktiga att tänka på och att göra. 

Informera om: 

• Vilka som är med på mötet. 
• Vem som leder mötet.
• Vilka frågor man förväntas svara på (tex vad har du gjort, vad ska du göra, har det uppstått några problem). 
• I vilken ordning som deltagarna talar. 
• Om ni går igenom en backlog (eller liknande) visa hur en uppgift ser ut. 

Annat att tänka på: 

• Inför första mötena hjälp konsulten genom att tillsammans gå igenom vad konsulten ska ta upp på mötet.
• Kom överens med konsulten om hur hen ska agera om det är något som är otydligt under mötet.
• Stäm av efter mötet om det finns några frågor.
• Ge feedback efter mötet på om konsulten tog upp rätt saker, sa för lite/för mycket eller annat du observerat.  

Våra tips:

Om något inträffar som inte känns helt bra 

Ibland inträffar saker som inte känns helt bra. Det kan vara att konsulten inte följer det ni kommit överens om eller gör något som är emot er policy. Ofta beror detta på missförstånd eller outtalade förväntningar. Saker som kan vara självklara för dig som jobbat några år men som är svårt att veta om man är ny på arbetsmarknaden.

Ta upp sådana saker med konsulten (och din kontakt på Unicus) på en gång. 

Vid till exempel sen ankomst, ge inga extra chanser för att vara snäll. Det blir otydligare och svårare för vår konsult att förhållas sig till om det är “ok” att komma sent första veckan men inte sen. 

Våra tips:

Inga undantag från regler 

Gör inte undantag från regler som gäller hos er utan att först ha diskuterat det med din kontakt på Unicus. Speciellt inte under första perioden eller för att vara “snäll”. 

Ofta finns det sätt att göra anpassningar och skapa förutsättningar utan att andra regler gäller för vår konsult än de som gäller för övriga anställda (tex arbetstider, dagar att arbeta hemifrån på mm.) Vi hjälper till att hitta det som passar er och vår konsult bäst.

Ofta blir det otydligare och svårare att förhålla sig till regler som ändrar karaktär och bara “gäller ibland”. Tydlighet är långsiktigt det bästa.

Stäm alltid av med din kontaktperson på Unicus innan du kommer överens om förändringar i arbetstid, arbete hemifrån eller liknande.

Våra tips:

Att komma igång 

Speciellt i början kan vår konsult ha utmaning med att komma igång, ta upp saker på möten eller be om hjälp. Allt eftersom konsulten kommer in i gruppen och lär känna er och arbetsuppgifterna kommer det bli enklare. 

Under första veckorna – stäm av flera gånger i veckan om det finns frågor, om konsulten behöver hjälp och vad konsulten gjort sen sist. Har ni morgonmöten eller liknande hanteras ofta dessa frågor då.

Efter några veckor går det bra att ändra till avstämning en gång i veckan. Det går bra att göra via mail/chat/över en fika. Se bara till att ni ibland träffas och hinner prata. 

Hjälp till och ställ frågor till vår konsult på möten för att hjälpa hen att komma in i mötet. Ställ även följdfrågor om du tycker konsulten inte säger tillräckligt mycket. Speciellt i början är det svårt att veta vad övriga tycker är intressant och det finns ofta en känsla av att man tar upp onödiga och ointressanta saker. 

Våra tips:

Hjälp med avslut 

Vi vet att många av våra konsulter har svårt att veta omfattning på en uppgift och vad som räknas med att vara “klar”. Nedan är några verktyg som vi rekommenderar att ni använder, speciellt i början av uppdraget. 

•  Definiera uppgiften så tydligt som möjligt och vad du förväntar dig i form av leverans.
•  Vill du bli meddelad när uppgiften är klar säg det.
•  Fundera på hur lång tid du tycker en arbetsuppgift ska ta, tala om det för vår konsult. 
•  Genom att sätta en tidsgräns hjälper du vår konsult med omfattning, visar det sig att mer tid krävs tar ni en diskussion om det.
•  När ca 50-75% av den tiden gått, stäm av hur långt konsulten har kommit. Då får du möjlighet att känna av om uppgiften tolkats korrekt och om det går i det tempo som du tänkt dig. 

Våra tips:

Ej uttalade förväntningar 

I vår värld finns enbart uttalade förväntningar. Du kan inte ta för givet att vår konsult förstår vilka förväntningar du har om du inte talar om det. Det kan gälla att ställa frågor, leta reda på information och ta nya kontakter.

Våra konsulter kan lära sig göra det mesta men måste få veta vad som är viktigt för dig. Kommer du på dig med att tänka “det borde hen förstått”, “varför har hen inte gjort…”, “det där är ju självklart..” är det antagligen en förväntning som du har men som inte är uttalad, det behöver inte vara ett tecken på bristande kompetens eller förmåga hos konsulten. 

Vi hjälper gärna till att identifiera situationer som kan bero på en uttalad förväntning och coachar våra konsulter i hur de ska hantera sådana.

Våra tips:

Ge positiv återkoppling!

Generellt har våra konsulter lite sämre självförtroende än andra. De är (tyvärr) ofta vana med att få negativa kommentarer. Ta därför möjligheten att ge positiv feedback så ofta du kan! 

Våra tips:

Engelsk version